Las 5s del Kaizen (II)

En el post anterior tratamos las primeras dos “S”: Seiri y Seiton. En esta parte final veremos los tres elementos que teníamos pendientes de la herramienta de las 5 S.

Seiso ~ Limpieza

Vigilar el orden y la limpieza siempre.

Consiste en limpiar y descontaminar el entorno de trabajo de factores como la suciedad, polvo, fluidos. El seiso también consiste en verificar el orden y asegurarse que la el orden y la limpieza sea parte del trabajo diario.

23_KAIZEN SEISO

Beneficios:

  • Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.
  • Se incrementa la vida útil de los equipos.
  • Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.
  • Se reducen los desperdicios.
  • La calidad del producto se mejora.

 

Seiketzu ~ Estandarizar

Cuidar la higiene y el aseo personal.

Consiste en mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con en seiri, seiton y seiso. Las personas deben mantenerse limpias también por medio de su ropa o uniforme y su equipo de seguridad industrial de ser necesario.

 23_KAIZEN SEIKETZU

Beneficios:

Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo.

Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad.

 

Sheitzuke ~ Disciplina 

Generar el hábito de la autodisciplina.

Trata de construir una disciplina y formar el hábito de guardar las 5 S hasta hacerla una forma de vida no solo en el trabajo sino que también en el hogar.

En el lugar de trabajo se requiere procedimientos, lo que a su vez implica controles y el autocontrol de los mismo emplea.

23_KAIZEN SHITZUKE

 Beneficios:

  • Se crea una cultura de sensibilidad, respecto y cuidado de los recursos de la empresa.
  • El cliente se sentirá más satisfecho debido a que los niveles de calidad serán superiores.
  • El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día.
  • Espero que estos post te hayan sido de provecho para conocer esta herramientas de calidad japonesas. En el futuro espero seguir compartiendo sobre estas.

En mi experiencia personal, esta última S es la que permite mantener las demás. ¿Por qué? Pues se necesita de mucha disciplina para ser constante en cada una de las 5S.

Si eres el responsable de liderar este tema en tu organización, recuerda siempre el Kaizen es un proceso continuo por lo cual no puedes esperar resultados en las primeras de cambio. Recuerda que es un cambio y el cambio por si genera resistencia. La dinámica de tus procesos de cambio te darán la pauta para ir avanzando en esta efectiva metodología de calidad.

La verdadera disciplina no se impone. Sólo puede venir del interior de nosotros mismos. – Dalai Lama

Fuentes:

Experiencia propia.

Metodologías de la Mejora Continua – Universidad de la Frontera, Chile.

El Kaizen explicado – Mauricio León Lefcovich

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Update: Te puede interesar estos post de la serie Kaizen:

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Imagen: Brian Talbot – Flickr

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Las 5s del Kaizen (I)

Proseguimos con la serie Kaizen y la calidad. Recordemos, como mencionamos en el post anterior, que las 5 S son el step by step básico de la adopción del Kaizen. Son acciones que nos ayudarán a realizar nuestras actividades de una manera eficiente y efectiva.

En concreto esas acciones son:

  • Seiri (Clasificar)
  • Seiton (Ordenar)
  • Seiso (Limpieza)
  • Seiketzu (Estandarizar)
  • Shitzuke (Disciplina)

 

Seiri ~ Clasificar

Diferenciar entre lo útil y lo inútil.

En el lugar de trabajo sea una fábrica, oficina, biblioteca y en el mismo hogar se encuentra lleno de cosas que no son necesarias. En una fábrica, por ejemplo, se puede encontrar materias primas obsoletas; en las oficinas son carpetas con papeles que ya nadie necesita y que no es vital mantenerlos; en el hogar, utensilios o cualquier accesorios que se “cree” que son útiles y que se deben mantener a la vista para “cuando se necesite”. Hasta en nuestras computadoras encontramos programas obsoletos o archivos que ya no usamos y que no se requiere guardar, y que ocupan lugar y reduce el rendimiento de nuestro equipo.

 21_KAIZEN SEIRI

Entonces esta acción en esencia consiste en: mantener únicamente lo necesario para el proceso, remover todos los elementos que no son necesarios para el trabajo.

Beneficios:

  • Libera espacio que permite el almacenamiento correcto de las cosas.
  • El trabajador es más productivo al contar con suficiente espacio para moverse.
  • Crea un área de trabajo más segura.
  • Mejora el control visual del proceso.
  • Ahorro de tiempo al buscar las cosas que ya se ordenaron.

 

Seiton ~ Ordenar

Ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil.

El seiton trata de disponer como corresponde cada cosa para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo. Para realizar esta acción se debe asignar una ubicación a cada cosa y un nombre que lo identifique.

 21_KAIZEN SEITON

Beneficios:

  • Facilita el acceso rápido a los elementos que se requieren para el trabajo.
  • Mejora la información en lugar de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial.
  • Mejora de la productividad global.

En el siguiente post trataremos las últimas tres de la 5 S.

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Update: Te puede interesar estos post de la serie Kaizen:

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Imagen: Robert Nelson – Flickr

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¿Qué es el Kaizen y para qué sirve?

Desde hace un tiempo tenía pendiente compartir este tema. Para algunos a lo mejor no es nada nuevo, pero es bueno recordar… y para los que no le conocen tal vez este post les pueda ayudar a introducirse al conocimiento del Kaizen.

¿Qué es Kaizen?

El Kaizen es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua. Si bien es cierto la aplicación de este sistema en su inicio era de ámbito empresarial, ahora ha transcendido al ámbito del hogar y de cualquier tipo de organización no empresarial.

Este sistema se originó en Japón y nació de la necesidad imperiosa que el pueblo japonés tenía para salir de la situación que vivía después de perder la Segunda Guerra Mundial, aunado a esto que la isla no posee una gran cantidad de recursos naturales que le permitiese colocarse a la altura de la potencias occidentales. El éxito de los sistemas de calidad japoneses, como el Kaizen, ha revolucionado la industria en Asia Oriental. Países como Singapur, Indonesia, China, Malasia entre otros han tenido un crecimiento acelerado debido a la adopción de este tipo de sistemas.

¿Cuál es su utilidad?

En sí, la esencia del Kaizen es realizar el mejoramiento de los procesos antes de esperar que se obtengan resultados mejorados. Es decir que los problemas de la calidad deben atacarse de raíz. Eso se logra mediante un mejoramiento continuo a través de pequeñas y grandes acciones, pero de forma diaria.

El Kaizen es una idea que debe trabajarse todos los días. Es una idea individual y de grupo que llevará a cambiar la conducta de los miembros de la organización, equipo, etc.

¿Requiere de una gran inversión?

Pues no. No depende necesariamente de grandes desembolsos para implementarla, sino que se puede empezar con lo que ya se tiene. Al contrario el Kaizen en lugar de traer más gastos traerá mejores réditos. En una empresa, por ejemplo, incrementa la calidad, reduce los tiempos de entrega y los costos sin necesidad de invertir en nueva tecnología, sino actuando con los recursos que ya se poseen pero disponiendo de ellos de mejor manera y mejorando los procesos. Para ello, una de las herramientas de las que se vale el Kaizen son las 5S. Estas son cinco palabras japonesas que en forma sistemática ofrecen el step by step para alcanzar esa mejora continua. Desde luego no es la única herramienta, pero si la más elemental dentro de este sistema y a la cual le dedicaremos un par de post adicionales para conocerlas.

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Update: Te puede interesar estos post de la serie Kaizen:

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Imagen (cc): Chrisser – Flickr

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¿Cómo hacer reuniones efectivas? (III)

Este es el último post de la serie Reuniones Efectivas, pero antes de continuar resumo los puntos tratados en los post anteriores con las siguientes preguntas:

Post: Reuniones Efectivas (I)

¿Para qué voy a realizar una reunión? ¿Es necesario reunirse? ¿Cuál es el objetivo? Debes saber responder bien estas preguntas antes de convocar.

¿Quién será invitado a la reunión? Tienes que identificar claramente que las personas invitadas sean las indicadas. Máximo cuando hay decisiones que tomar.

Post: Reuniones Efectivas (II)

¿Cuándo será? ¿A dónde se llevará acabo? ¿Qué necesito? Este es otro grupo de interrogantes que debes hacerte y encontrar respuesta en la fase de preparación de la reunión.

Desarrollo y seguimiento de una reunión efectiva

Establecer una agenda

Los implicados deben de conocer con antelación los puntos a tratar. Las reuniones no se tratan de sorprender a las personas, mucho menos emboscarlas. Procura hacer una breve introducción para que todos los asistentes se aseguren que entienden el objetivo de la reunión. Si existe algo que se puede agregar y no está contemplado, puedes considerarlo para ajustar la agenda si es importante.

Establece reglas y roles

Empieza la reunión puntualmente y aborda los puntos con la mesura de tiempo necesario en cada punto. Puedes solicitar que alguien de los asistentes tome nota de: qué se va hacer, quién, cuándo y cómo.

Trate de mantener al grupo enfocado en los puntos de agenda. Sé un líder que facilite que los participantes se sientan estimulados a contribuir a los puntos de la reunión.

Cierre de la reunión

Al cerrar la reunión hazlo con un resumen de todos los puntos de acción que se han determinado. Programe otra reunión si algo no pudo ser abordado. Agradece la asistencia y participación de los invitados.

Seguimiento de la reunión

Haz un acta, minuta o plan de comunicación. No importa el nombre. El hecho es que el documento que envíes no necesariamente tiene que ser una transcripción de la reunión, sino más bien un resumen que identifique: los asistentes, los objetivos de la reunión, los temas clave, las decisiones clave, el plan de acción, fecha de la próxima reunión de seguimiento y, no olvides, los agradecimientos a los participantes.

Fuentes:

Running Meeting – Harvard Bussines Press

Fuentes diversas… y experiencias propias

Imagen: Flickr

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¿Cómo hacer reuniones efectivas? (II)

Continuando con la serie de Reuniones Efectivas, en el post anterior hablábamos de fijar el propósito de la reunión y quiénes deben asistir. Ahora veremos los últimos 3 aspectos importantes a tomar en cuenta en la fase preparatoria de la reunión:

¿Cuándo?

Si es una reunión regular con un grupo de personas especificas que han estado participando en ella, la fecha, hora y lugar no deben representar ningún problema, pues debe formar parte de la agenda de los participantes. Sin embargo, cuando se trate de una reunión específica o especial, se procura fijar una hora que sea conveniente para todos, aunque esto a veces resulte difícil. Pero debes hacerlo sobretodo por aquellos que proporcionaran algún tipo de información importante o en los cuales este el poder de toma de decisiones.

Trata siempre de no cambiar la reunión para otra fecha u hora. Si es necesario hacerlo debes informar con antelación y si lo puedes hacer personalmente sería mejor. Igual es el caso si la cancelas. Si la reprogramas trata de no hacerlo más de una vez, si es que esta en tus manos. Debido a que reprogramarla más de una ocasión resultaría de mal gusto y es señal que algo no se esta haciendo bien.

¿Dónde?

El lugar se debe ajustar a la cantidad de personas que asistirán. Es importante contar con el espacio y ambiente adecuado para tener una reunión efectiva.

¿Qué?

En este caso la interrogante va orientada a qué clase de equipamiento es necesario para la reunión. Si se necesitara un proyector debes probar antes el equipo para evitar retrasos. Considera también si necesitaras equipos como audio, pizarra, marcadores, papelería, etc.

En el próximo post cerraremos este tema con el desarrollo y seguimiento de una reunión efectiva.

Imagen: European Parliament – Flickr

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¿Cómo hacer reuniones efectivas? (I)

Para muchas personas en el ámbito de interoficina la palabra reunión en muchos de los casos viene a sonar como: “otra vez a perder tiempo”, “acaso no hay cosas más importantes”,”tengo mucho trabajo para perder mi tiempo en reuniones”… En el peor de los casos: “Y yo que tenia que estar haciendo en esta reunión”… Esto y otras situaciones son frecuentes.
Pero, tal vez te preguntes: ¿qué puedo hacer para cambiar esto? Si la reunión la organizas tu puedes hacer mucho porque esta hasta cierto punto bajo tu control, con las que hacen otros… pues es un poco más difícil, pero comencemos con las que tu organizas para dar el ejemplo a los demás.
Empecemos con dos preguntas: qué y quién.