¿Cómo hacer reuniones efectivas? (III)

Este es el último post de la serie Reuniones Efectivas, pero antes de continuar resumo los puntos tratados en los post anteriores con las siguientes preguntas:

Post: Reuniones Efectivas (I)

¿Para qué voy a realizar una reunión? ¿Es necesario reunirse? ¿Cuál es el objetivo? Debes saber responder bien estas preguntas antes de convocar.

¿Quién será invitado a la reunión? Tienes que identificar claramente que las personas invitadas sean las indicadas. Máximo cuando hay decisiones que tomar.

Post: Reuniones Efectivas (II)

¿Cuándo será? ¿A dónde se llevará acabo? ¿Qué necesito? Este es otro grupo de interrogantes que debes hacerte y encontrar respuesta en la fase de preparación de la reunión.

Desarrollo y seguimiento de una reunión efectiva

Establecer una agenda

Los implicados deben de conocer con antelación los puntos a tratar. Las reuniones no se tratan de sorprender a las personas, mucho menos emboscarlas. Procura hacer una breve introducción para que todos los asistentes se aseguren que entienden el objetivo de la reunión. Si existe algo que se puede agregar y no está contemplado, puedes considerarlo para ajustar la agenda si es importante.

Establece reglas y roles

Empieza la reunión puntualmente y aborda los puntos con la mesura de tiempo necesario en cada punto. Puedes solicitar que alguien de los asistentes tome nota de: qué se va hacer, quién, cuándo y cómo.

Trate de mantener al grupo enfocado en los puntos de agenda. Sé un líder que facilite que los participantes se sientan estimulados a contribuir a los puntos de la reunión.

Cierre de la reunión

Al cerrar la reunión hazlo con un resumen de todos los puntos de acción que se han determinado. Programe otra reunión si algo no pudo ser abordado. Agradece la asistencia y participación de los invitados.

Seguimiento de la reunión

Haz un acta, minuta o plan de comunicación. No importa el nombre. El hecho es que el documento que envíes no necesariamente tiene que ser una transcripción de la reunión, sino más bien un resumen que identifique: los asistentes, los objetivos de la reunión, los temas clave, las decisiones clave, el plan de acción, fecha de la próxima reunión de seguimiento y, no olvides, los agradecimientos a los participantes.

Fuentes:

Running Meeting – Harvard Bussines Press

Fuentes diversas… y experiencias propias

Imagen: Flickr

Si te gusto este artículo, obtén actualizaciones agregando tu correo en la siguiente casilla:


¿Cómo hacer reuniones efectivas? (II)

Continuando con la serie de Reuniones Efectivas, en el post anterior hablábamos de fijar el propósito de la reunión y quiénes deben asistir. Ahora veremos los últimos 3 aspectos importantes a tomar en cuenta en la fase preparatoria de la reunión:

¿Cuándo?

Si es una reunión regular con un grupo de personas especificas que han estado participando en ella, la fecha, hora y lugar no deben representar ningún problema, pues debe formar parte de la agenda de los participantes. Sin embargo, cuando se trate de una reunión específica o especial, se procura fijar una hora que sea conveniente para todos, aunque esto a veces resulte difícil. Pero debes hacerlo sobretodo por aquellos que proporcionaran algún tipo de información importante o en los cuales este el poder de toma de decisiones.

Trata siempre de no cambiar la reunión para otra fecha u hora. Si es necesario hacerlo debes informar con antelación y si lo puedes hacer personalmente sería mejor. Igual es el caso si la cancelas. Si la reprogramas trata de no hacerlo más de una vez, si es que esta en tus manos. Debido a que reprogramarla más de una ocasión resultaría de mal gusto y es señal que algo no se esta haciendo bien.

¿Dónde?

El lugar se debe ajustar a la cantidad de personas que asistirán. Es importante contar con el espacio y ambiente adecuado para tener una reunión efectiva.

¿Qué?

En este caso la interrogante va orientada a qué clase de equipamiento es necesario para la reunión. Si se necesitara un proyector debes probar antes el equipo para evitar retrasos. Considera también si necesitaras equipos como audio, pizarra, marcadores, papelería, etc.

En el próximo post cerraremos este tema con el desarrollo y seguimiento de una reunión efectiva.

Imagen: European Parliament – Flickr

Recibe actualizaciones del blog agregando tu correo en la siguiente casilla:


Te invito a compartir este artículo para que más personas lo conozcan y se beneficien de la información. ¿Cómo?:

»Dale un +1 al artículo

»Dale un “Me Gusta”

»Tuitéalo

Gracias por leer y compartir este post.

¿Cómo hacer reuniones efectivas? (I)

Para muchas personas en el ámbito de interoficina la palabra reunión en muchos de los casos viene a sonar como: “otra vez a perder tiempo”, “acaso no hay cosas más importantes”,”tengo mucho trabajo para perder mi tiempo en reuniones”… En el peor de los casos: “Y yo que tenia que estar haciendo en esta reunión”… Esto y otras situaciones son frecuentes.
Pero, tal vez te preguntes: ¿qué puedo hacer para cambiar esto? Si la reunión la organizas tu puedes hacer mucho porque esta hasta cierto punto bajo tu control, con las que hacen otros… pues es un poco más difícil, pero comencemos con las que tu organizas para dar el ejemplo a los demás.
Empecemos con dos preguntas: qué y quién.